Für die Umsetzung des Neubauvorhabens wurde festgelegt, in einem ersten Schritt eine projektbegleitenden Arbeitsgruppe (Projektgruppe) zu bilden. Die Aufgabe besteht darin, über Anforderungsprofile und funktionale Leistungsbeschreibungen die erforderlichen Vergabeunterlagen zu erstellen und die Entscheidungsprozesse zu begleiten.
Projektmitglieder sind seitens der Stadt Lehrte der Bürgermeister, der Verwaltungsvorstand und verschiedene Fachdienste unter Federführung des Fachdienst Gebäudewirtschaft.
Als künftige Nutzer sind seitens der Feuerwehr der Stadtbrandmeister Jörg Posenauer, sein stellv. Stadtbrandmeister Norbert Zilz, der Ortsbrandmeister Lehrte Marc Wilhelms und Karl-Heinz Schlehuber als ehemaliger Ortsbrandmeister der Ortsfeuerwehr Lehrte in der Projektgruppe vertreten.